Kako pripremiti sastanak na daljinu

Ukoliko ste već prešli na rad od kuće, važno je znati u čemu je ovakav način rada specifičniji. Razgovarati na daljinu uvek je teže nego pričati sa sagovornikom direktno. Tehnički aspekt čini da se detaljnije vidi samo ona osoba koja govori, iako su svi sagovornici. Izostaje nam neverbalna komunikacija ostalih. Drugo, ljudi imaju potrebe da kao na živom sastanku, komentarišu, dopunjavaju, daju fidbek sagovorniku, ali to može stvoriti kakofoniju, zato je najbolje da u jednom trenutku samo jedna osoba govori.

Sastanak na daljinu traži više vremena i pažnje u pripremi

Priprema sastanka ima 5 ključnih koraka:

1. Utvrditi šta je potreba za sastankom na daljinu.

Mi tokom rada u kancelariji u toku dana imamo na desetine ad hok sastanaka, jer se susrećemo u prolazu, ili često dođemo na ideju da nešto sa kolegom prodiskutujemo pa razgovaramo preko stola ili odemo do njegove kancelarije. Ako se nismo dobro razumeli sa kolegom, lako nam je dostupan da se ponovo vidimo. Sastanak na daljinu nikada ne može biti ad hok, uvek mora biti pripremljen. Bilo bi dobro da:

• Baš zbog duže pripreme i isticanja važnosti tema za ovaj kanal komunikacije, dnevnih sastanaka bude manje, ali da budu detaljno organizovani.
• Takođe je korisno pravilo da sastanke delite u kraće forme, svaki sastanak duži od 1h sa više učesnika postaje zahtevi i nemotivišući.

2. Odredite jasan cilj Jedno je ako sastanak inicira rukovodilac, drugačije je ako je nekom delegirano da pripremi sastanak, teže je ovom drugom, jer treba i glasom i rečima da pridobije autoritet govornika. Sastanak treba da ima jedan glavni cilj:

• Napišite sebi u pripremama koji je to cilj, a bilo bi dobro da na samom početku sesije to naglasite sagovornicima – deljenje informacija, donošenje odluka, kreiranja plana…
• Neki od dodatnih ciljeva za koje treba izdvojiti vreme na sastanku treba da budu da dobijete uvide kako se ljudi sada osećaju, šta im je potrebno i da ih obavestite o budućim planovima i ciljevima.

3. Odredite sagovornike i prilagodite ton: Uloge odredite na osnovu konkretnog doprinosa sastanku, ali ne zaboravite i lične stilove rada konkretne osobe. Neko može doprineti i samo vedrim duhom, posebno ako je atmosfera napeta. Ako imate dovoljno vremena, omogućite koliko god treba da se atmosfera opusti i ljudi budu motivisani da daju svoj maksimum, a oni to hoće kada se emocije podele i kada se da legitimitet i prostor spontanosti.

Kad je reč o ulogama, bilo bi veoma dobro da u svakoj od tema sastanaka odredite:

• ko je ključna osoba koja treba da da uvodno mišljenje ili stav na tu temu.
• takođe, ko treba da pruži svoj doprinos tom mišljenju svojom ekspertizom ili specifičnom timskom ulogom, npr da odobri takav stav?
• ko će biti neposredno zadužen da se to dogovoreno po osnovu konkretne teme i sprovede?
• konačno, ko je takođe odgovoran da se zaduženje kvalitetno izvede, odnosno odgovoran za izvršioca?

Povežite u razgovoru sve te četiri vrste odgovornosti za svaku konkretnu temu.

4. Kreirajte agendu Zbog prethodno navedenih razloga, ova agenda bi trebalo da bude malo detaljnije sastavljena. Razmislite:

• Da li neka tema ima veći značaj i veću emotivnu vrednost – pokušajte da odmah odredite kako će se sagovornici prema njoj postaviti. Dajte toj temi više vremena, nego što biste uobičajeno dali, baš zbog toga što je tehnički svako individualno izlaganje učesnika u razgovoru na ovakav način kompleksnije zbog gubitka atmosfere neposrednosti.
• I ne zaboravite da ovi sastanci kada je rad na daljinu u pitanju postaju važno mesto razmene među ljudima. Planirajte vreme za to da ljudi podele svoje utiske, emocije, i potrebe.

5. Svim učesnicima sastanka na vreme pošaljite poziv za sastanak, predložene teme, odnosno agendu sastanka sa svim planiranim učesnicima. Važno je da se sastanci ne odlažu! Održavajte praksu redovnih sastanaka u okvirno isto vreme.

Ako prvi sastanci prođu lošije nego što ste očekivali, posvetite više vremena narednim sastancima, dok pojedinosti ovakvog načina organizovanja i rada ne postanu rutina.